Деловые мероприятия – неиссякаемый источник возможностей для развития бизнеса

Актуальность деловых мероприятий
Грамотно спланированная коммуникация всегда способствует приближению к поставленным целям. В мире бизнеса невозможно быть успешным и жить изолированно от потенциальных и реальных партнеров или клиентов. Часто одна встреча позволяет решить ряд ключевых задач и вывести компанию на принципиально новый уровень. Однако чтобы эти позитивные изменения произошли, нередко нужно приложить немало усилий, а порой – и вложить немало средств. Ускорить многие процессы и обеспечить качественные изменения в деятельности организации без неоправданных финансовых вложений помогают деловые мероприятия. Ведь именно они ориентированы на создание возможности встречи с нужными людьми в нужное время.

Цели и задачи проведения
Деловые мероприятия организуют для решения самых разных задач и приближения к самым разноплановым ориентирам. Наиболее часто такие бизнес-коммуникации проводятся для достижения следующих целей:

• ривлечение клиентов;
• формирование заинтересованности в сотрудничестве у потенциальных партнеров;
• создание и поддержание положительного имиджа компании;
• обеспечение успешного вывода на рынок нового продукта;
• увеличение узнаваемости торговой марки.

Задачи, которые должны быть реализованы в процессе деловых мероприятий, обычно детализируют процесс по достижению цели. Один из примеров такой конкретизации приведен на схеме.

Виды деловых мероприятий
Научно-технический прогресс, современный подход к маркетингу и уровень развития культуры делового общения позволяют организовывать деловые коммуникации любых типов практически без ограничений по времени, месту, количеству и составу участников. Единую классификацию всех видов деловых мероприятий составить сложно. С одной стороны, бизнес-коммуникации часто имеют принципиально разный формат (в зависимости от преследуемых целей проводятся как масштабные зрелищные, так и узкоспециализированные сугубо научные мероприятия). А с другой стороны, во многих случаях целесообразно проводить деловое мероприятие, сочетающее в себе элементы нескольких типов (например, для привлечения партнеров-агентов часто организуют презентацию-семинар). К основным видам можно отнести такие деловые мероприятия:
1.    Презентация – официальное рекламно-коммерческое представление компании и ее товаров или услуг приглашенным с целью убеждения их в выгодности приобретения продукции или в перспективности сотрудничества.
2.    Конференция – собрание представителей разных компаний для обсуждения заранее определенных вопросов, часто предусматривающее выступления участников с презентациями или докладами по заданной теме.
3.    Семинар – разновидность промо мероприятия, предусматривающего не только оповещение клиентов, партнеров и представителей СМИ о новостях компании (разработках, продуктах, идеях), но и обмен мнениями по определенной теме, а часто еще и обучение.
4.    Форум - бизнес-мероприятие, нацелено на организацию тематической деловой коммуникации между участниками. Как вид деловой активности имеет наименее жесткие рамки по формату и может включать в себя самые разноплановые действия для достижения поставленной цели (от организации круглого стола и мастер-класса до проведения презентации конкурсных проектов).

Выбор типа мероприятия
Тип мероприятия выбирается в соответствии с целями будущей деловой коммуникации. В наиболее общем виде рекомендации по определению формата выглядят следующим образом:

Базовые условия	Тип мероприятия
Концентрация внимания на одном объекте (компания, продукт) за счет роли ведущего спикера. Донесение информации в виде монолога. Отсутствие необходимости в предоставлении посетителям информации в формате обучения.	Презентация
Участие в мероприятии на равных правах с другими спикерами. Заинтересованность в диалоге и обмене мнениями. Отсутствие необходимости в обучении присутствующих.	Конференция
Сконцентрированность на ключевом объекте за счет наличия ведущего спикера. Ориентация на монолог с элементами диалога (вопросы для активизации внимания типа приведения примеров из жизни и др.). Нацеленность на детализированное (в рамках заданной темы) изложение материала в формате тренингов, ролевых игр, бизнес-кейсов и т. д.	Семинар
Отсутствие ведущего спикера. Ориентация на обмен знаниями и опытом. Отсутствие четкой цели по явному обучению участников, но заинтересованность в продуктивной передаче знаний, умений и навыков косвенными методами типа мастер-класса и др.	Форум

Этапы организации
Детальный план мероприятия необходимо разрабатывать и реализовывать после формулирования целей его проведения и понимания глобальной концепции. В основном подготовка любого мероприятия включает в себя такие стадии:
1.    Постановка цели.
2.    Согласование бюджета.
3.    Разработка идеи и концепции мероприятия.
4.    Подготовка плана.
5.    Составление графика работ и распределение зон ответственности между представителями компании-организатора.
6.    Информирование о запланированном мероприятии.
7.    Проведение организационно-подготовительных работ в зависимости от типа мероприятия, целей, продолжительности, бюджета и количества участников (подбор помещения, определение времени проведения, отбор приглашенных и спикеров, продумывание развлекательной программы, организация кофе-брейков и фуршетов, обеспечение безопасности и т. д.).
8.    Работа с потенциальными участниками (отправление приглашений, получение подтверждения участия, уточнение условий приезда и проживания и др.).
9.    Техническая подготовка помещения (украшение зала, доставка необходимого оборудования и материалов, по возможности устранение факторов, препятствующих продуктивной коммуникации).
10.    Обеспечение приезда участников (организация трансфера, размещения и регистрации участников).

Ключевые нюансы подготовки
Вопрос качественной подготовки к деловому мероприятию заслуживает освещения в отдельной статье. Именно от правильности выполнения подготовительных работ в большой мере зависит результативность всей бизнес-коммуникации. Универсальных советов по проведению любого делового мероприятия нет. Однако есть несколько правил, которые целесообразно соблюдать. Для достижения максимального эффекта важно:

• Создавать концепцию интересного целевой аудитории мероприятия (анонсировать доклады авторитетных спикеров, продумать систему поощрения участников  предоставления скидки или обнародования эксклюзивной информации).
• Своевременно оповещать о событии (имеет смысл привлечь внимание к мероприятию всеми доступными средствами на этапе подготовки и обеспечить донесение до целевой аудитории его результатов с правильной расстановкой акцентов).
• Подбирать соответствующее формату помещение (целесообразно найти зал с подходящей площадью, планировкой, акустическими особенностями).
• Вкладывать средства в продвижение торговой марки (оформить интерьер в корпоративном стиле, разместить брендированные промо стойки с тематическим материалом, раздать сувенирную продукцию с корпоративной символикой).
• Правильно выбирать время проведения (необходимо учесть время проведения других мероприятий аналогичного формата, объективно оценить продолжительность запланированного события, подобрать оптимальное расписание мероприятия с учетом времени приезда и отъезда большинства участников).
• Обеспечивать достойные технические условия для проведения мероприятия (стоит завезти нужное оборудование, проверить его работоспособность в конкретном помещении, продумать систему идентификации участников с целью предотвращения присутствия на мероприятии посторонних).
• Качественно администрировать мероприятие (нужно проследить за соблюдением регламента и формата мероприятия, обеспечить безопасность участников, организовать необходимые перерывы для кофе-брейков и  перемещений).