Оформление деловых мероприятий: в борьбе за достижение бизнес-целей мелочей не бывает

Мероприятия – важная часть современного бизнеса
Современные организации, заинтересованные в динамичном развитии, стремятся быть ближе к своим клиентам, партнерам, сотрудникам. Сегодня нельзя быть успешным, сохраняя дистанцию с потребителем или дилером, дистрибутором или работником, от мнения которых непосредственно зависит имидж и репутация компании. Слишком высока конкуренция, чтобы пренебрегать прямым контактом. В тренде – действия, которые позволяют выделиться, запомниться, донести свою мысль до целевой аудитории.
Именно это стимулирует постоянное проведение бизнес-коммуникаций разных форматов и превращает оформление деловых мероприятий в задачу стратегической важности.

Выбор рекламных материалов для определенного события зависит от ряда факторов:

• вида бизнес-коммуникации (для спортивных, развлекательных и научных мероприятия нужны разные рекламные материалы, поскольку они должны органично вписываться в концепцию конкретного события);
• целей (для презентации нового товара понадобятся качественные POS материалы, а для обсуждения перспектив компании с региональными представителями – ручки с логотипом и брендированные папки);
• состава участников (для масштабного мероприятия с участием малознакомых люде важно использовать беджи, а для встречи коллег в рамках командообразования стоит подобрать соответствующую корпоративную одежду);
• особенностей помещения (для специфических архитектурных сооружений необходимы указатели с логотипом, а для просторных и многоэтажных построек – информационные стенды со схемой) и т. д

Деловое мероприятие как способ достижения бизнес-целей

Вид бизнес коммуникации следует подбирать в соответствие с целью, которую преследует организаторы. Наиболее популярные деловые мероприятия представлены на схеме.

Ключевая задача таких мероприятий – увеличить прибыль компании. С помощью бизнес-коммуникации достичь такой цели можно несколькими способами:

1. Привлечь новых покупателей.
2. Сформировать высокий уровень лояльности клиентов.
3. Заинтересовать посредников, продемонстрировав им увгоды сотрудничества с организацией и др.

В зависимости от вида и способа подбирается соответствующий вид стимулирования целевой аудитории к посещению конкретного мероприятия (например, приглашение авторитетного лектора).

Вид рекламного материала	Назначение
Корпоративная одежда	Создание фирменного идентифицирующего признака сотрудников компании
Бренд зоны (возможно использование мобильных конструкций, например POP UP стендов)	Привлечение и удержание внимания потребителей к целевым продуктам компании. Зонирование выставочной экспозиции, рекламирование товара или услуги.  Создание возможности для получения обратной связи от реальных и потенциальных клиентов в ходе общения с сотрудниками компании.
Оформление конференц-залов	Дополнительные элементы формирования у посетителей ассоциации  с компанией устроителем мероприятия.
Мелкий раздаточный материал: шариковые ручки, папки, блокноты для записей	Дополнительный элемент привлечения внимания к компании устроителю мероприятия. Решение прикладных задач по записи и хранению информации
Именные беджи	Выдаются при регистрации участников. Зачастую вместе с беджами выдаются сопроводительные рекламные материалы с расписанием мероприятия или дополнительный раздаточных материал с информацией о продуктах компании.
Стойка регистрации участников	Размещается при входе, должна быть сразу заметна участникам мероприятиях. Рядом размещается информационный стенд с расписанием и навигацией.
Полиграфическая продукция: лифтеты, брошюры, буклеты, каталоги	Подробная информация о деловой части мероприятия, лекторах и докладчиках. История компании, презентация продукции.
Буклетницы	Размещение полиграфической продукции
Мобильные конструкции (Poll Up, X-стенды, L-стены)	Размещение информационных или рекламных полотен
POS материалы: подставки и стойки для продуктов компании, шелфтокеры, кардборды, хард-постеры и т.п.	Продвижение продукта или торговой марки через привлечение внимания целевой аудитории
Информационные стенды, указатели, демонстрационные материалы	Размещение расписания, схемы проезда, навигации по площадке проведения мероприятия.
Сувенирная продукция. Например: сумки для ноутбуков, дорожные сумки, рюкзаки, визитницы, настольные аксессуары, зонты, гаджеты	Увеличение лояльности, создание прочной ассоциативной связи между мероприятием и торговой маркой или ее продуктом, обеспечение узнаваемости бренда

Преимущества качественного рекламного оформления мероприятия

Рекламные материалы выполняют несколько важных функций:

• придают эстетический вид;
• информируют о важных событиях;
• решают навигационные задачи;
• укрепляют деловую репутацию;
• повышают узнаваемость бренда;
• формируют имидж;
• создают правильный эмоциональный посыл;
• подчеркивают корпоративное единообразие всех коммуникаций компании.